커뮤니케이션 프로세스 단계 및 모델은 무엇입니까?

두 명 이상의 사람이 메시지를 교환 할 때마다 기본 커뮤니케이션 프로세스에 참여합니다. 간단하게 들리지 않습니다. 그러나 의사 소통 과정은 실제로 매우 복잡합니다. 여러 요소가있을뿐만 아니라 메시지의 명확성과 컨텍스트는 여러 요인에 의해 긍정적 또는 부정적으로 영향을받을 수 있습니다.

효과적으로 의사 소통하고 오해를 피하려면 의사 소통 과정을 이해하는 것이 중요합니다. 이 기사에서는 커뮤니케이션의 구성 요소와 커뮤니케이션 프로세스 모델을 살펴 보겠습니다. 그런 다음 조직의 커뮤니케이션 접근 방식과 프로세스를 살펴볼 것입니다. 마지막으로 이메일 커뮤니케이션 프로세스에 대해 설명합니다.

목차

• 1 커뮤니케이션의 구성 요소
  • 1.1 컨텍스트
  • 1.2 발신자 / 인코더
  • 1.3 메시지
  • 1.4 중간
  • 1.5 수신기 (디코더)
  • 1.6 피드백
• 2 커뮤니케이션 프로세스 모델
  • 2.1 커뮤니케이션 프로세스 모델의 5 가지 기본 단계
• 3 조직 커뮤니케이션 접근 방식 및 프로세스
  • 3.1 이메일 커뮤니케이션 프로세스
  • 3.2 이메일을 간결하게 유지
• 4 결론
  • 4.1 관련 게시물

커뮤니케이션의 구성 요소

의사 소통은 구두 및 비언어적 메시지를 교환하는 과정입니다. 다음과 같이 구성 요소를 정의하여 통신을 식별 할 수 있습니다.

문맥

컨텍스트는 의사 소통이 이루어지는 환경이며 조직, 문화 및 커뮤니티를 포함합니다. 또한 회의, 일상적인 대화, 이메일, 메모 등과 같은 외부 자극과 의견 및 감정과 같은 내부 자극이 컨텍스트에 영향을줍니다. 맥락의 모든 측면을 고려할 때만 효과적으로 소통 할 수 있습니다.

발신자 / 인코더

발신자는 단어, 기호, 그래프 및 그림의 조합을 사용하여 의사 소통합니다. 화자는 구두 의사 소통의 인코더이고 작가는 서면 의사 소통의 인코더입니다.

메시지

보낸 사람과받는 사람간에 교환 된 정보는 의도적이든 의도적이든 메시지를 생성합니다. 메시지를 보낸 사람은 메시지를 이해할 수 있도록 컨텍스트를 고려해야합니다. 또한 메시지에는 이해를 돕기 위해 필요한 정의, 예 또는 그래픽과 함께 명확한 언어가 포함되어야합니다.

매질

매체 (메시지가 전송되는 채널)는 전자, 사운드 또는 인쇄물 일 수 있습니다. 매체 선택은 다음에 의해 영향을받습니다.

• 발신자와 수신자 사이의 관계
• 메시지의 본질

메시지가 긴급하거나 개인적이거나 즉각적인 피드백이 필요할 때 구두 매체를 사용하십시오. 기술적이거나 공식적이거나 문서화가 필요한 경우 서면 매체를 사용하십시오.

수신기 (디코더)

의사 소통의 청취자 또는 독자는 메시지를 해석합니다. 수신자는 외부 및 내부 자극뿐만 아니라 컨텍스트의 영향을받습니다. 수신자가 편향된 의견이나 오해가있는 경우 메시지가 올바르게 수신되지 않을 수 있습니다. 태도와 성격도 수신자에게 영향을 미칩니다.

피드백

피드백은 수신자의 응답, 즉 통신에 대한 응답입니다. 침묵은 피드백의 한 형태가 될 수도 있고, 수신자가 구두 또는 서면으로 응답 할 수도 있습니다. 피드백은 메시지가 이해되었고 필요한 조치가 취해 졌는지 확인하는 데 사용됩니다.

모든 구성 요소는 통신 프로세스가 완료되고 의도 한 메시지를 전달하기 위해 효과적으로 함께 작동해야합니다.

커뮤니케이션 프로세스 모델

의사 소통 과정은 둘 이상의 사람이 정보 (메시지)를 교환하는 것을 말합니다. 이 교환이 성공하려면 양 당사자가 정보를 교환하고 서로를 이해할 수 있어야합니다. 어떤 이유로 정보의 흐름이 차단되거나 통신을 시도하는 사람들이 스스로 이해할 수없는 경우 통신이 실패합니다. 커뮤니케이션의 목적과 가치를 이해하려면 커뮤니케이션 프로세스 모델을 이해해야합니다.

커뮤니케이션 프로세스 모델의 5 가지 기본 단계

1 단계 커뮤니케이션에 참여하거나 메시지 전달을 시작하기 전에 목표를 설정하십시오.

• 목적은 무엇입니까?
• 메시지를받은 사람이 메시지를 이해하면 어떤 조치를 취하기를 원하십니까?
• 메시지가 중요한 이유는 무엇입니까?

2 단계 커뮤니케이션 수신자 (대상 청중)를 식별합니다.

• 최적의 이해를 위해 메시지를 맞춤화 할 수 있습니다.
• 메시지 수신에 적합한 대상을 타겟팅 할 수 있습니다.

3 단계 통신 방법을 선택하십시오.

• 달성하려는 목표에 따라 선택하십시오.
• 수신자의 기술 수준을 고려하십시오.
• 전화, 이메일, 파워 포인트 프레젠테이션 등과 같은 적절한 양식을 선택하십시오.

4 단계 수신자를 고려하십시오.

• 수신자의 역량 및 이해 수준.
• 시각적으로, 언어 적으로 등 정보를 가장 잘 배우고받는 방법
• 모든 수신자의 요구를 충족하기 위해 의사 소통 방법을 결합합니다 (예 : 구두 설명이 포함 된 유인물).

5 단계 받은 피드백에 따라 전달하십시오.

• 이해의 합의를 찾으십시오
• 피드백을 받으면 메시지, 커뮤니케이션 유형, 스타일, 어조 등을 변경합니다.

통신 프로세스는 다음 두 가지 방식으로 정보가 전송, 수신 및 해석되는 방식에 영향을받을 수 있습니다.

• 소음 . 전송, 수신 또는 이해되는 메시지에 영향을 미치는 모든 종류의 간섭.
• 생리적 소음. 우리가 생각하고 느끼는 방식 (예 : 피로, 두통, 배고픔 또는 기타 요인)으로 인한주의 산만.
• 물리적 소음 . 다른 사람의 소음, 군중, 고온 또는 저온, 밝거나 어두운 조명과 같은 환경 간섭.
• 심리적 소음 . 사람의 감정과 성격은 의사 소통과 해석이 얼마나 효과적인지, 즉 방어적인 감정, 집착 또는 편견에 영향을 미칩니다.
• 시맨틱 노이즈 . 의사 소통이 이루어 지려면 단어가 상호 이해되어야합니다. 기술적 인 언어 나 전문 용어는 혼동을 일으킬 수 있습니다.
• 문맥 . 의사 소통이 이루어지는 환경과 상황 (물리적, 문화적 또는 사회적)은 성공적인 정보 교환에 영향을 미칠 수 있습니다.

커뮤니케이션 프로세스 모델은 커뮤니케이션에 참여하는 사람과 수행해야 할 작업을 정의하는 데 도움이됩니다. 이는 우리가 성공적인 개인 및 조직 커뮤니케이션을 구축 할 수있는 프레임 워크입니다.

조직 커뮤니케이션 접근 방식 및 프로세스

조직 커뮤니케이션에 대한 많은 정의가 존재하지만, 우리의 목적을 위해 우리는 상호 관련된 사람들 사이에서 공통적이고 개별적인 목표를 달성하기 위해 특정 설정 또는 환경 (조직)에서 메시지를 보내고받는 것으로 조직 커뮤니케이션을 정의 할 것입니다.

조직 커뮤니케이션 프로세스에는 서면 (비언어적) 또는 직접 (언어 적) 메시지 송수신이 포함됩니다. 대부분의 조직 커뮤니케이션에는 정보 전송이 포함됩니다. 그러나 갈등 해결과 같은보다 복잡한 의사 소통에는 조직의 규칙을 사용하여 의미를 처리하고 협상 할 수있는 능력이 필요합니다.

의사 소통이 단순하든 복잡하든, 이해가 일어나려면 메시지는 명확하고 간결해야하며 정치적 또는 문화적으로 소외된 언어를 피해야합니다. 조직은 다음과 같은 분야에서 효과적인 커뮤니케이션 기술을 모델링해야합니다.

• 인터뷰
• 긍정적 인 업무 관계 만들기
• 성능 평가
• 갈등 해결
• 의사 결정
• 스트레스 관리
• 조직 사회화
• 개인 및 그룹 프레젠테이션
• 외부 대중과의 소통

사람들이 서면, 전자적, 대면으로 메시지와 정보를 전송할 때 조직적 커뮤니케이션은 상황 및 문화적으로 의존적입니다. 조직의 특성과 기능 (문맥)은 의사 소통에 영향을 미칩니다. 또한 각 조직에는 고유 한 문화가 있습니다. 조직 내에서 의사 소통이 성공하려면 상황과 문화가 일치하고 함께 작동해야합니다.

조직 커뮤니케이션은 조직 구성원 및 외부 대중과 내부적으로 관계를 구축합니다. 조직의 성공 여부는 구성원이 효과적으로 의사 소통 할 수있는 능력에 달려 있습니다. 직원은 조직에서 성공적으로 의사 소통하기 위해 공개 프레젠테이션, 청취 및 대인 관계 의사 소통에 능숙한 능력이 필요합니다. 성공적인 조직은 직원의 성공을 보장하기위한 교육을 제공합니다.

조직 커뮤니케이션은 다음과 같은 여러 가지 방법으로 조직에 도움이됩니다.

• 직원을 변화에 적응시키기
• 지속적이고 일상적인 운영을 지원하는 절차, 정책 및 규정 작업 완료
• 판매, 서비스 및 생산의 특정 역할 및 책임과 관련된 작업 수행
• 직무 만족도, 사기 및 개인 태도를 고려한 성공적인 커뮤니케이션을위한 관계 개발
• 관리 운영 계획, 조정 및 제어

직원 커뮤니케이션을 개발하고 개선하기위한 조직 커뮤니케이션 접근 방식과 프로세스를 이해하는 것이 중요합니다. 각 조직은 효과적인 의사 소통을위한 자체 접근 방식을 정의하고 내부 및 외부 의사 소통을 향상시키기 위해 배치 할 프로세스를 정의해야합니다.

조직은 성공적인 일상 업무를 위해 유능한 커뮤니케이터를 보유해야합니다. 회사 웹 사이트에서 직원 핸드북, 해고 인터뷰에 이르기까지 조직의 모든 커뮤니케이션 측면에서 조직의 의도, 문화 및 약속을 내부 및 외부 직원 모두에게 전달하기 위해 협력해야합니다.

이메일 커뮤니케이션 프로세스

이메일은 많은 사람들이 메시지를 전달하는 매체로 선택합니다. 빠르고 상대적으로 사용하기 쉽지만 효과적으로 사용하려면 이메일 커뮤니케이션의 프로세스와 목적을 이해해야합니다.

이메일 커뮤니케이션에는 5 가지 구성 요소가 있습니다.

# 1 발신자

성공적인 이메일 통신을 위해서는 발신자 (소스 또는 커뮤니케이터라고도 함)가 원하는 응답을 얻기 위해 그래프, 기호, 단어 및 그림의 조합으로 메시지를 인코딩해야합니다.

# 2 수신기

수신자 (통역사)는 발신자의 이메일 메시지를 디코딩하고 해석하여 이해합니다.

# 3 메시지

이메일의 메시지 또는 내용은 발신자가 수신자에게 중계하고자하는 정보입니다.

# 4 매체

채널이라고도하는 매체는 메시지 전송을 선택하는 수단입니다. 이메일에서 매체는 컴퓨터 또는 휴대폰입니다.

# 5 피드백

이메일이 성공적으로 전송, 수신 및 이해되면 수신자의 이해를 나타내는 모든 응답 (구두 또는 서면)은 피드백으로 간주됩니다. 피드백은 우리가 목적을 달성했는지 판단하는 데 도움이됩니다.

이메일을 사용하면 특히 스마트 폰의 등장과 함께 언제 어디서나 다른 사람과 쉽게 커뮤니케이션 할 수 있습니다. 또한 수신자는 즉시 응답 할 수 있습니다. 그러나이 의사 소통 방법의 이점과 함께 몇 가지 문제가 있습니다. 우리는 이메일이 커뮤니케이션 도구이며 우리의 행동을 유도하는 것이 아니라 커뮤니케이션 목표를 달성하는 데 사용한다는 것을 기억해야합니다. 이것을하기 위해:

이메일을 간결하게 유지

사람들은 이메일 커뮤니케이션이 직접적이고 중요하기를 기대합니다. 처음 몇 줄은 전자 메일의 의도를 전달하고 필요한 경우 많은 시스템에서 수신자가 전자 메일을 열기 전에 시작 부분을 읽을 수 있도록하는 응답이 있는지 수신자에게 알려야합니다.

• 전문가가 되십시오. 상사, 고용 관리자 또는 동료와 같이 누구에게 이메일을 보내는지는 중요하지 않습니다. 콘텐츠는 내용과 구성면에서 전문적이어야합니다. 대화의 일부가 아닌 문자, 웃는 얼굴, 혼란스러운 글꼴 또는 그래픽을 사용하지 마십시오. 그렇게하면 콘텐츠를 읽고 심각하게 받아 들일 가능성이 줄어 듭니다.
• 공손. 명령으로 이메일을 시작하지 말고 'Hello'와 같은 인사와 수신자 이름을 사용하십시오. 소리를 전달하므로 모두 대문자 나 느낌표를 사용하지 마십시오. '감사합니다'와 이름 뒤에 이메일을 닫습니다.
• 이메일이 대면 커뮤니케이션을 대체하지 않도록하십시오. 어떤 대화는 개인적으로 더 잘 작동합니다. 대면 커뮤니케이션을 피하기 위해 이메일을 사용하지 마십시오. 이메일이 커뮤니케이션을위한 최선의 선택이 아닌 경우 다른 방법을 선택하십시오. 효과적이려면 이메일 커뮤니케이션이 명확하고 간결하며 이해하기 쉬워야합니다. 다음 이메일 커뮤니케이션 프로세스는 이메일이 효과적인 커뮤니케이션 도구임을 보장하는 데 도움이됩니다.
• 이메일의 목적을 정의하십시오. 이렇게하면 메시지를 보내야하는지 여부를 결정하는 데 도움이됩니다. 귀하의 목적이 첫 번째 단락에 명확하게 명시되어 있는지 확인하십시오.
• 수행 할 전자 메일을 수신 할 작업 결정
• 작업 완료, 즉, 누군가에게 전화하거나 주문하십시오.
• 요청 된 정보로 응답하십시오.
• 응답없이 이메일을 읽으십시오.
• 지원 정보가 필요한지 결정하십시오. 모든 지원 문서 또는 정보를 확인하고 첨부하십시오.
• 제목 줄을 사용하여 메시지의 의도를 요약하십시오. 이메일을 작성한 후 제목을 작성하십시오. 수신자가 메시지를 열고 응답하도록 장려하므로 메시지 내용이 요약되어 있는지 확인하십시오.

이메일 커뮤니케이션은 일상 업무에서 중요한 역할을하며 장소와 시간에 관계없이 정보를 교환 할 수있는 능력으로 비즈니스를 강화하고 촉진합니다. 그러나 직원들은 많은 양의 이메일을 받고 조치를 취해야한다는 불만을 자주 제기합니다. 또한 언제든지 이메일을 사용할 수 있다는 것은 직원들이 조직 이메일로 인해 업무를 중단하는 시간을 자주 가질 수 있음을 의미합니다. 직원들은 업무와 관련된 스트레스를 피하기 위해 개인적인 통제력이 필요하며, 이는 적절한 경우 이메일을 받고 응답 할 수있는 능력으로 확장됩니다.

결론

의사 소통은 구두 및 비언어적으로 메시지를 송수신하는 프로세스입니다. 효과적인 의사 소통은 독백이 아닌 대화이기 때문에 수신자로부터 원하는 응답을 가져 오는 경우에만 효과적입니다. 성공적인 의사 소통자가 되려면 다른 사람에게 동기를 부여하고 가르치고 알리는 방식으로 정보, 생각 및 감정을 적절하게 전달해야합니다. 최상의 매체를 선택하고 수신자를 알고 피드백을 사용하여 커뮤니케이션의 효과를 모니터링하고 그에 따라 수정해야합니다. 이 기사의 정보와 도구를 사용하면 의사 소통 프로세스를 이해하고 사용하여 효과적인 의사 소통자가 될 수 있습니다.